英語でのビジネスメールの書き方ってご存じですか？
ビジネスメールで宛名はどう書けば良いのか。文中でどういったポイントを押さえるか。また、結びの挨拶はどう締めるか。
今日はここでそれぞれを詳しく見ていきましょう。
ここで紹介するemailは、正式なビジネスシーンでの書き方で、主に他社や不慣れの同僚に連絡するときに使います。慣れた同僚やよく協力している会社に連絡するときはインフォーマルな形式で書く可能性があるので、この文書の範疇にしません。
英語のメールに最も大事なのは話し方と文法です。特にネイティブスピーカー相手に文法を間違えると意味が全然伝わらないこともありますので、気を付けましょう。
では、一通のフォーマルなビジネスメールで必要なポイント5つを詳しく見ていきましょう。
Table of Contents 目次
- Greeting 挨拶
- Purpose 目的
- Content 内容
- Closing 結び
- Sign-off and signature block 署名
- Example email 範例
- Greeting 挨拶
Business email の冒頭には一般的に挨拶文を書きます。よく見られるのはDearの後ろに宛名が付いてきます。
（身分・職務などの）名称を加えるのが比較的に正式で、年長者や顧客宛に送ります。
例：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
宛先が誰かわからないときに、よく使われるのが以下の2通りです。
このような宛先のメールは、関連業務の職員に転送され処理します。
To Whom It May Concern,
Dear Sir or Madam,
このように宛先の後にコンマをつけ、一行空けてから本文を書きます。
- Purpose 目的
本文の最初で宛先の方にこのメールの要件や目的を簡潔に纏めて知らせます。使える文型は以下の通りです。
I am writing to inquire … このメールでお尋ねしたいことは …
I am writing in reference to … このメールは …に関してです。
そして、メールの返信時は以下のように書きます。
Thank you for reaching out to us regarding … ご連絡ありがとうございます …
ここで in reference to と regarding 両方とも「…に関して」を意味し， aboutの使い方とほぼ同じですが， aboutが話し言葉でよく使われています。
話し言葉：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
（私が言っていることは来週開かれる予定のミーティングに関してです。）
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
（私がこのメールを書いた目的は来週開かれる予定のミーティングに関してです。）
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
（ 私がこのメールを書いた目的は来週開かれる可能があるミーティングに関してです。）
ここで in reference to の使い方が regarding とちょっと違うのに気づきましたか。
通常 in reference to は「既に相手と連絡したことについて」使い，regarding は比較的に広い範囲で使えます。
- Content 内容
ビジネスメールを書くときに大事なのは簡単明瞭、つまり、はっきりとわかりやすく書くことです(clear and concise)。毎日たくさんメールで連絡するのに、無駄の多い長いメールは誰も読みたくないでしょう。
気を付けたいのは、強調したいことを正式のメールで一文を全部大文字で書かないことです。 太字（bold）で要点の一文をはっきりさせましょう。
例：
PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY. (X)
Please review the attached documents thoroughly. (O)
添付内容をご査収（よく確認して）ください。
添付に関する使い方の二つの例：
①I have attached sth. for your review.
I have attached the previously mentioned documents for your review. ご参考に上記資料を添付いたします。
②Please see the attached documents for sth.
Please see the attached documents for a quotation of the requested services. 見積書を添付しましたのでご確認ください。
- Closing 結び
メールの最後の部分は通常宛先の方に感謝を表すか、これからの予定を書きます。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
(ご不明な点がございましたら、 何なりとお問い合わせください。)
Thank you for your time and consideration. (ご検討の程よろしくお願い致します。)
I look forward to hearing from you. (ご連絡をお待ちしています。)
- Sign-off and signature block 署名
日本語でビジネスメールを送信する際に、必ず最後に「よろしくお願い致します」などという締めの言葉が使われています。 これを日本語では「結びの言葉」と言いますが、英語では sign-off （サインオフ）と呼びます。メールの結びの後に表記される送り主の情報欄を “署名欄 （signature block）” といいます。
一番目の文字だけを大文字し、コンマをつけます。Sign-off の後にsignature block / lineを書きます。
例：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
Sincerelyはメールで最も正式で安全に使える言葉です。
signature blockには概ね以下の項目が含まれています。
1.名前（sender’s name, full name）
2.肩書き（title）
3.会社名（company’s name）
4.住所（address）
5.電話、ファックス（telephone and fax）
6.eメールアドレス（email address）
7.ウェブサイトアドレス（URL）
例：
Sincerely,
Mike Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-123-456
６．ビジネスメールの一例：
完全なメールの一例を見てみましょう。
Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Mike Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-123-456
最後に，文法やスペルが間違っていないか確認しましょう！
